Le concept de flex office existe depuis les années 1990, mais connait un regain d’intérêt depuis ces dernières années. Il s’agit d’un concept moderne de l’organisation du travail, où les employés sont sans bureau fixe. Ils peuvent travailler dans différents espaces de travail selon les jours : open space, salle de réunion, coworking ou home office. L’accent est mis sur la confiance et l’aspect collaboratif plutôt que sur le contrôle.
Avec le flex desk, les modes de travail sont complètement repensés pour faire la part belle à la qualité de vie au bureau. En fonction de ses missions du jour, l’employé peut choisir le poste de travail qui lui correspond le mieux. L’organisation la plus simple pour mettre en place le flex office au sein de votre entreprise est de favoriser le ‘desk sharing’. Les bureaux partagés avec les autres employés de l’entreprise permettent de favoriser les échanges. Ici, les bureaux individuels disparaissent au profit d’espaces de travail ouverts et collaboratifs. Nous avons-nous-mêmes transformé nos façons de travailler.
Au-delà des bureaux partagés, vous pouvez aussi mettre en place des espaces de travail basés sur le type d’activité à effectuer. Vous pouvez installer des cabines acoustiques pour permettre à vos employés de réaliser leurs réunions téléphoniques dans un lieu isolé des autres employés. Mettez aussi à disposition des salles de réunion pour permettre à vos collaborateurs d’échanger dans un espace dédié. Certains de vos employés peuvent aussi vouloir s’isoler dans des bureaux séparés pour effectuer du deep work sans être dérangé.
Enfin, en optant pour le concept de bureau flex office, vous permettez aussi à vos employés de faire du télétravail quand ils le désirent. S’ils disposent d’un espace de travail adapté chez eux, cela leur permet d’augmenter leur productivité en disposant d’un temps de travail de qualité sans interruption.
L’avantage principal du flex office est la productivité ! Eh oui, en laissant vos employés libres de choisir leur poste de travail, vous leur permettez de toujours disposer du meilleur endroit pour les laisser exprimer leur créativité, leur ouverture d’esprit et favoriser les échanges. Ce type d’organisation permet de renforcer les liens entre les membres de votre équipe car ils ont plus d’occasions de communiquer. Au-delà de l’aménagement physique des locaux, c’est aussi le mode de management qui devient plus flexible.
Le flex desk permet aussi d’augmenter la qualité de vie au travail de vos employés puisqu’ils disposent de plus de liberté pour choisir l’espace de travail qui leur correspond le mieux au jour le jour. Le bureau s’adapte aux missions professionnelles et non plus l’inverse. Cela participe à diminuer le stress professionnel et à améliorer le confort de vos collaborateurs. L’espace professionnel est aussi mieux optimisé ce qui vous permet de réduire les coûts.
Pour que votre flex office, soit un succès, cela suppose que vos employés soient prêts à s’adapter à de nouveaux modes de travail. Vérifiez qu’ils se sentent à l’aise avec cette nouvelle organisation et qu’ils arrivent à trouver leur place. De votre côté, vous devez être capable de fonctionner avec un management à distance.
