Actualité • 23 avril 2021
Depuis le déménagement de son siège social dans le bâtiment Open à Issy-les-Moulineaux, le groupe Icade a considérablement transformé ses méthodes de travail avec notamment la mise en place du flex office pour la totalité des collaborateurs.
Cette pratique encore peu répandue reste sujette à de nombreuses réticences. En effet, le fait de ne plus avoir de bureau personnel peut être déstabilisant à la fois pour les managers mais aussi pour l’ensemble des collaborateurs et c’est pourquoi un accompagnement préalable au déménagement a été mis en place auprès d’eux afin de les préparer au mieux à ce changement. A Open, une charte de vie a aussi été rédigée afin de rappeler à tous les bonnes pratiques pour partager et utiliser au mieux les différents espaces mis à disposition.
Le service Environnement de travail mène régulièrement des enquêtes auprès des collaborateurs pour recueillir leurs impressions sur les nouvelles manières de travailler : retour d’expérience sur 3 ans de flex-office chez Icade.
Une des spécificités du flex office à Open est que les collaborateurs ont la possibilité de s’installer à 8 types de postes différents : assis-debout, bureaux individuels, bench de 2, 4 ou 6 personnes, etc. L’idée derrière la mise en place du flex n’était donc pas seulement de supprimer les bureaux individuels et de permettre à chacun de s’installer où il le souhaite, mais aussi de pouvoir adapter son poste de travail à ses envies et aux missions à effectuer durant la journée. L’enquête, réalisée en novembre 2020, a souligné la satisfaction des collaborateurs vis-à-vis de cette organisation puisque 82% des répondants estiment que les postes de travail à disposition répondent à leurs besoins.
Un autre aménagement essentiel dans toute entreprise mais plus particulièrement en flex office est celui des salles cloisonnées que ce soit des salles de réunion ou bien des espaces isolés pour téléphoner. Ces derniers sont d’autant plus importants en flex office puisque ce sont les seuls endroits où les collaborateurs peuvent être au calme, pour téléphoner ou bien se retrouver en réunion. L’enquête a donc confirmé que les salles étaient très utilisées par les collaborateurs puisque 74% d’entre eux les utilisent souvent et tous les jours. Par ailleurs, 58% considèrent qu’il n’y a pas assez d’espaces de réunion et qu’il serait donc nécessaire d’en installer plus sur les plateaux.
Une attention particulière a été portée à l’équipement des salles en matière de technologie puisque chacune, peu importe sa capacité d’accueil, est équipée d’un écran visio-tactile Webex Board. Ces écrans permettent de se connecter en visio-conférence, de diffuser, d’annoter et d’enregistrer les documents revus en séance ce qui facilite grandement le travail collaboratif. Près de 90% des personnes interrogées reconnaissent que l’équipement technologique des salles est performant ce qui contribue aussi à leurs fréquentes utilisations.
Le challenge principal lors du passage au flex office est de faire comprendre à chacun que ce nouveau mode de fonctionnement doit leur permettre de changer régulièrement de place. A Open, le macrozoning de chaque direction dans le bâtiment a été fixé dès l’emménagement afin que les équipes se retrouvent entre elles sur le même plateau. Pour autant, chacun a la possibilité de s’installer dans un autre compartiment mais en réalité, seulement la moitié des collaborateurs se sentent libres d’aller s’installer sur un autre plateau s’il n’y a plus de place sur le leur. Ainsi, une certaine résistance au changement d’habitudes persiste en matière de mutualisation des espaces.
Mais plus que la mise en place du flex office, le déménagement dans le bâtiment Open a été l’occasion de mettre en place de nombreuses technologies qui permettent ainsi une grande connectivité du bâtiment. Il est désormais possible de mesurer, en direct, le taux d’occupation des plateaux et celui du bâtiment dans son intégralité. Cela a permis aux équipes de s’adapter rapidement et efficacement aux nouvelles contraintes liées à la crise sanitaire notamment en matière de réduction de la capacité des salles de réunion en fonction du taux d’occupation des locaux.
Ainsi, les collaborateurs d’Icade sont globalement satisfaits par ce passage au flex office. Le bouleversement induit par ce nouveau mode organisationnel dans les manières de travailler et de manager implique, dès le début du projet, de mener une réflexion avec l’ensemble des personnes concernées pour qu’elles puissent exprimer leurs attentes mais aussi leurs craintes et appréhensions. Le passage au flex office doit être vu comme un réel projet d’entreprise qui permettra de renouveler les liens entre les collaborateurs et de renforcer la culture managériale.
Mais le projet ne s’arrête pas une fois mis en place, il s’agit ensuite d’accompagner les collaborateurs sur la durée, d’avoir leurs retours et suggestions afin de mieux utiliser et partager les espaces. Une véritable dynamique est alors mise en place dans le but de toujours améliorer les aménagements et de les adapter aux besoins exprimés par les collaborateurs, cette volonté d’amélioration et d’adaptation est grandement facilitée par le flex office.
